Empfehlenswerte Tools, die dir dein Business erleichtern

Welche Tools brauchst du bei deinem Start??? Ich weiß noch genau, wie ich am Anfang meiner Selbständigkeit verwirrt und mit Ehrfurcht & leichter Panik auf die vielen Online-Business-Tools geschaut habe. Ich wusste – ich brauche gute Tools, um als Solopreneurin effektiv und effizient zu arbeiten.

Es hat aber eine Weile gedauert, bis ich ein Gefühl dafür entwickelt hatte, was für mich passt. Denn es gibt Tausende von Tools – und nicht alles benötigst du für deinen Start …

Mach dir keinen Kopf, wenn dir das momentan alles wahnsinnig viel erscheint. Ich habe gerade auf meine Notizen zu dem Thema Online-Tools geschaut, die ich vor 3 Jahren gespeichert habe. Was mir damals wie ein Buch mit 7 Siegeln erschien, was ich alles an Details festgehalten habe – geht mir heute ganz leicht von der Hand.

Und vieles brauche ich überhaupt nicht – Fokus hilft auch hier bei deinem Zeit- und Energiemanagement ;-).

Weil ich häufig gefragt werde, was ich denn nutze, gibt’s hier meine persönliche Übersicht.

Datenspeicherung und -sicherheit

Das hätte ich fast auf die harte Tour lernen müssen: Sichere deine Daten!!! Bei uns wurde eingebrochen und mein Laptop stand zum Mitnehmen bereit auf dem Schreibtisch. Mir sind Felsbrocken vom Herzen gefallen, als ich ihn auch nach dem Einbruch noch dort stehen da … Überlege nur, wieviel Zeit du investiert hast, um all die Dateien auf deinem Rechner zusammenzustellen. Also – am besten sofort sichern.

Dropbox: Sichert deine Daten in der Cloud. Dort speichere ich alle Bilder, Videos, pdf meiner Kurse usw.. Alternative: Google Drive.

Daneben nutze ich über Synology einen 2. Server und spiegele meine Daten jeden Abend. Denn die Kundendaten möchte ich nicht in der Cloud haben. Und ab und dann sichere ich die Daten noch auf einer externen Festplatte (ja ja, ich weiß – Gürtel & Hosenträger. Aber meine Daten sind mein Business).

Projektmanagement & effizientes Arbeiten

• Meistertask – Ich bin ein Fan von Kanban, also dem strukturierten Arbeiten mit Klebezetteln. Online nutze ich Meistertask als Projektmanagement-Tool. Auch wenn du noch ohne Team arbeitest, finde ich das Tool sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. Eine gute Alternative ist Trello.
•  WeTransfer – Über WeTransfer kannst du sehr große Dateien verschicken (z.B. Videos), die nicht in einen E-Mail-Anhang passen. Die Datei kann vom Empfänger dann 7 Tage lang heruntergeladen werden.
• Onenote – Gut, um Ideen zu speichern. Alles, was ich später schnell wiederfinden will, leg ich bei Onenote ab. Hier hab‘ ich beispielsweise Ordner für wiederkehrende, aber seltene Aufgaben – damit ich mir nicht jedesmal neu überlegen muss, wie ich eine neue E-Mail-Adresse bei All-Inkl anlege. Ideen für meinen Blog, interessante Webseiten, Bilder, Dokumente – ich hab‘ unterschiedlichste Notizbücher angelegt. OneNote ist optimal mit einem Office 365 Abo zu benutzen. Alternative: Evernote.
• Buchhaltungssoftware: Als Controllerin sind mir Zahlen vertraut. Ich arbeite noch immer mit Excel & Pivot-Tabellen ;-). Als Freiberuflerin reicht mir eine EÜR. Ich empfehle meinen Kunden allerdings, sich entweder eine Buchhaltungsassistenz zu leisten oder eine entsprechende Software wie bspw. lexware.

Marktforschungs-Tools

Die brauchst du gleich zu Beginn. Denn die Suche nach den Problemen und Suchwörtern deiner Lieblingskunden steht am Anfang deines Business.

• bei Answerthepublic gibst du ein Stichwort ein und erhältst einen Überblick, welche Fragen in diesem Zusammenhang gestellt werden.
• Bei keywordtool und dem kwfinder notiere ich die angezeigten Vervollständigungen, um auf Long-Tail-Suchbegriffe zu kommen, wichtig für die Suchmaschinenoptimierung.
• https://de.quora.com -> Fragen stellen und Antworten erhalten.
• https://buzzsumo.com -> welcher Content performt besonders gut in den sozialen Netzwerken (gemessen an der Anzahl der Shares)
• https://www.reddit.com -> über welche Topics wird am meisten diskutiert.

Website

• Raidboxes – heute der Hoster meiner Wahl, perfekter Support für WordPress-Seiten und sehr auf Nachhaltigkeit und Energieeffizienz der Seite bedacht. Vorher war ich bei All-Inkl – günstiger, nicht ganz so guter Support und kein managed WordPress Hosting, aber auch empfehlenswert.
• WordPress – Meine erste Website habe ich programmieren lassen – und war schnell genervt, weil ich nichts selbst ändern konnte und von dem Webdesigner abhängig war. Jetzt schwöre ich auf WordPress – weltweit sind die meisten Websiten mit dieser kostenlosen Software entwickelt. Der Vorteil: Es gibt viele Profis, die sich damit auskennen. Dazu gibt es unzählige hilfreiche Plugins, oft sogar kostenlos oder für kleines Geld. Definitiv eine gute Wahl. Und es gibt unglaublich viele gute Themes, die dein Programmierer als Basis für deine Seite nehmen kann.
• Beaver Builder, alternativ Elementor – Page Builder für WordPress. Einfach zu bedienen, du kannst mit drag & drop arbeiten, Seiten und Blogartikel bauen. Zunächst habe ich mit dem WP Page Bakery Builder gearbeitet – finde den Beaver Builder aber deutlich intuitiver zu bearbeiten.
• Das WordPress-Plugin von Yoast erleichtert mir das Optimieren meiner Blog-Artikel. Ich empfehle dir, dich von Beginn an auf einige Suchwörter zu spezialisieren und dich mit dem Thema Suchmaschinenoptimierung auseinander zu setzen.
• UpdraftPlus – Erstellt automatisch Sicherheitskopien meiner Webseite. Ganz wichtig – gerade vor updates. Viele Kolleginnen arbeiten mit BackUpWordpress.
• Das WordPress-Plugin Antispam Bee nutze ich als Antispam-Filter.
• Google Analytics ist mittelfristig sinnvoll, ganz zu Beginn nutzt es dir wenig. Aber sowie deine Webseite wirklich steht, würde ich mit der Analyse beginnen. Achte auf die Einhaltung der DSGVO – du musst den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung schließen, die Nutzung in deiner Datenschutzerklärung angeben, einen Opt-Out anbieten, auf das Speichern von Cookies hinweisen und die IP-Adresse verkürzen.
• Wenn du mit FB & später mit FB-Werbung arbeitest, dann installiere dein FB-Pixel auch auf deiner Webseite für Analysezwecke – denk‘ auch hier an die DSGVO-Erfordernisse.

Terminbuchungen

Das Termin-Buchungstool, mit dem ich Termine für Kennenlerngespräche oder Kunden-Coachings vergebe, ist youcanbook.me. Die Oberfläche kannst du an dein Design anpassen. Sie lässt sich – ebenso wie deine Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails – komplett auf Deutsch einstellen. Du verbindest deinen Kalender damit und hast damit automatisch die Sicherheit, dass nur dann Termine gebucht werden, wenn du auch wirklich Zeit hast.

Da ich allen Starterinnen empfehle, mit möglichst vielen 1:1-Termine Erfahrung zu sammeln, ist ein Terminbuchungstool vom Start weg absolut hilfreich.

Audio & Video-Technik

Du kannst mit der Kamera deines Smartphones oder Laptops starten, auch das Mikro reicht aus. Und beim Licht hilft deine Schreibtischlampe. Wenn du aber häufiger Videos aufnimmst, dann lohnt sich die Anschaffung einiger Utensilien:

• Eine gute Bildqualität erleichtert das Zuschauen – eine gute Kamera lohnt sich also. Die Logitech Webcam wird oben am Rechner befestigt und ist einfach super. Ich hab‘ sie gleich bei meinem Start in 2017 gekauft – für knapp 70 Euro.
• Für ein gutes Bild brauchst du gutes Licht – ich nutze diese Softboxen. Platzsparender ist die Ringleuchte. Falls du überwiegend mit dem Smartphone aufnimmst, schau mal hier.
• Mein Mikro ist das Rode NTUSB – mit Popfilter und Schaumstoff, so dass du eine Superklangqualität hast. Auch gut und leichter zu transportieren ist Samsung Meteor, günstiger – aber ohne Popfilter (hier brauchst du eine wirklich ruhige Umgebung).
• Wenn du deine Videos oft über dein Smartphone aufnimmst, ist ein Stativ sinnvoll. Ich habe anfangs viel damit gearbeitet, es auch als Selfie-Stick genutzt – heute liegt es meist in der Ecke. Entweder ich nehme meine Videos am Laptop auf oder ich bin am Gehen und nutze weder Stick noch Halter.

Social Media

•  Egal, ob für Social Media, für deinen Blog, für die Aufbereitung von pdfs deiner Kurse, deinen Newsletter, Landingpages oä: Ein Grafiktool ist ein Muss – und an Canva kommt m.E. niemand vorbei. Bereits die kostenlose Version ist super – und mit der ProVersion kannst du Logos, Farben und Schriften hinterlegen. Das spart wertvolle Zeit. Du kannst Infografiken erstellen, Videos einbinden, gifs, hast Zugriff auf lizenzfreie Fotos und und und – ich liebe es!
• Zoom nutze ich für meine Erfolgreich-Starten-Sessions mit potenziellen Kunden, für Coachinggespräche, für Q&A-Calls in größerer Runde. Meine Interviews für den Erfolgreich-Starten-Summit sind alle mit Zoom erfolgt. Auch FB-Live-Interviews streame ich über Zoom – das ist allerdings Gewohnheit. Du kannst Aufzeichnungen machen, du kannst deinen Bildschirm teilen, mit einem Whiteboard arbeiten – einfach klasse. Die einfache Variante ist sogar kostenlos, du wirst aber wahrscheinlich schnell die Pro-Version für ca. 14€/Monat wählen. Bekannte Alternativen sind Skype oder WebEx, ich finde allerdings, dass Zoom deutlich stabiler ist.
• Meine ersten Webinare habe ich mit WebinarJam durchgeführt – ein sehr marketingorientiertes Tool. Mein Tipp: Starte mit Zoom – und nimm dann ggfs. Webinaris hinzu, wenn du dein Webinar automatisieren möchtest.
• Wenn du deine Dienstleistung online anbietest, wirst du deine Video-Tutorials irgendwo hosten. Ich arbeite seit meinem Start mit Vimeo und bin super zufrieden damit. Klar, YouTube geht theoretisch auch – professioneller ist Vimeo. Kostet mich 6€ monatlich.
• Falls du für deine (Smartphone-)Videos Untertitel möchtest, ist headliner eine super App (kostenlos). Du lädst dein Video hoch, die Untertitel werden in der gewünschten Sprache erstellt. Allerdings entwickeln sich Facebook & co da auch immer weiter.

E-Mail-Marketing

Ich arbeite mit Klick-Tipp*, in Deutschland eines der führenden E-Mail-Marketing Tools. Die Vorteile liegen für mich in dem guten tagging, dem Marketing-Cockpit und in der einfachen Anbindung zu digistore24, digimember und Webinaris. Kostet monatlich ab 27€.

Gute Alternativen sind ActiveCampaign und Mailchimp. Bei Mailchimp kannst du ziemlich lange mit der kostenlosen Version arbeiten. Tagging und die Handhabung sind dafür nicht so prickelnd. Wenn du dir wirklich sicher bist, dass E-Mail-Marketing für dich relevant ist (und das wird es im Normalfall sein, wenn du Online-Marketing betreiben willst), dann würde ich gleich Geld in die Hand nehmen und mit Klick-Tipp* starten – denn das sogenannte tagging halte ich für super wertvoll. Du kannst damit sehr einfach unterschiedliche Empfänger-Segmente erstellen. Wer hat an deinem Webinar teilgenommen, wer hat an deinem Webinar teilgenommen und bereits das Produkt x von dir gekauft usw. Damit kannst du supereinfach sehr gezielt E-Mails an bestimmte Gruppen senden.

Online-Kurse / -Programme

• Meine Kurse liegen auf einer Subdomain meiner Webseite. Ich arbeite dabei sowohl mit Easymember (das war mein Start) als auch mit Digimember*. Diese WordPress-Plugins regeln den Zugriff auf die Kursinhalte. Bei digimember ist der erste Kurs sogar kostenlos – daher ist das meine Empfehlung für deinen Einstieg. Alternativ zu deiner Website kannst du mit Plattformen arbeiten: Coachy oder Elopage.
• Ich habe digimember zusätzlich mit Digistore24 verknüpft, um meine Kurse zu verkaufen. Digistore24 nutze ich aus folgenden Gründen: Ich muss mich nicht um Rechnungen kümmern kann (gerade beim Verkauf ins Ausland echt hilfreich), ich kann damit alle Zahlungsmöglichkeiten anbieten (Kreditkarte, Paypal, Überweisung usw.). Mein Partner ist dann digistore und nicht der Kunde selbst. Außerdem kann ich Affiliate-Partner aufnehmen. Digistore24 verlangt eine hohe Provision, allerdings ist alles vollautomatisiert. Für die reinen Online-Kurse eine gute Lösung. Für mein Premium-Mentoring-Programm versende ich lieber Rechnungen und spare mir die Provision.
• Wenn du schließlich Video-Tutorials für deine zahlenden Kunden aufnimmst, empfehle ich dir Camtasia zur Videobearbeitung. Du kannst ganz einfach schneiden, Übergänge erstellen, Ton hinzufügen, Dinge hervorheben oder markieren und und und. Eine gute Ergänzung ist Snagit. Damit nehme ich Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf und kann super gut gezieltes Feedback geben. Mit dem Bundle sparst du etwas, das liegt bei 280€ (einmalig). Für erste Anleitungen kannst du mit dem kostenlosen Movie Maker von Windows loslegen oder mit der freien Version von Lightworks starten. Bist du dir sicher, dass du in Richtung Online-Kurse/Online-Programme gehst, empfehle ich dir, gleich mit dem Techsmith-Bundle, also Camtasia & Snagit ins Rennen zu gehen. Dann musst du dich nicht mehrfach einarbeiten.
• Für ein reines Audio, wie ich es zum Beispiel für eine Visionsübung nutze, arbeite ich mit der kostenlosen App Audacity.
• Auch meine Podcasts für Upspeak habe ich damit aufgenommen. Upspeak ist eine kostenlose Audio-Mentoring App – der Riesenvorteil: Du folgst deinen Mentoren und kannst mit ihnen in Interaktion treten.

Praktische Helfer rechts & links

Für Umfragen nutze ich das kostenlose Google Forms. Nach meinem Erfolgreich-Starten-Summit wollte ich zum Beispiel ein Feedback zu etlichen Themen haben – Google Forms ist perfekt dafür.

Wenn du Fragen hast, dann melde dich gerne bei mir.

*Der Transparenz halber: Die mit einem Sternchen markierten Links sind Affiliate-Links, d.h. für dich ändert sich nichts am Preis – ich erhalte eine Provision, wenn du dich über diesen Link anmelden solltest.